La novità “tecnologica”:
Lo scorso 20 Luglio il Ministero dell’Ambiente, in risposta ad un quesito posto da un’azienda, ha ritenuto ammissibile la procedura di formazione e trasmissione in formato digitale, tramite PEC con firma digitale, della IV copia dei formulari (FIR) al produttore, in sostituzione della copia originale cartacea, specificando di porre particolare cura alla leggibilità del documento digitalizzato.
Ricordiamo che un FIR, Formulario di Identificazione dei Rifiuti, è costituito da quattro copie che devono essere compilate, datate e firmate dal produttore del rifiuto e dal trasportatore.
- La prima copia rimane al produttore del rifiuto al momento del ritiro,
- la seconda andrà al destinatario,
- la terza al trasportatore e
- la quarta verrà rispedita dal trasportatore, al detentore, in attestazione del corretto smaltimento del rifiuto prodotto.
Le copie cartacee vanno conservate per cinque anni.
Quali sono i passi da svolgere affinché la nuova procedura sia considerata conforme?
Come definito dal Ministero, la procedura standardizzata prevede i seguenti passi:
- Scannerizzare e acquisire la IV copia in formato PDF/A;
- Firmare digitalmente il file (art. 3, D.M. 23 gennaio 2014 senza marca temporale);
- Inviare a mezzo Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) al produttore del rifiuto;
- Archiviare il file con apposito software certificato;
- Archiviare la copia originale cartacea in armadi metallici resistenti al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi, e rendere disponibile su richiesta alle autorità o al produttore del rifiuto.
Il Ministero conferma, infatti, la rispondenza della procedura proposta al Codice dell’Amministrazione Digitale (CDA), ai sensi del Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii.
Infatti, il sopracitato Codice, definisce il valore giuridico della trasmissione in formato digitale per mezzo PEC in sostituzione dell’originale cartaceo, le regole di conservazione, archiviazione e la firma digitale.
