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ISO 45001: la guida a novità, requisiti e vantaggi

ISO 45001: la guida a novità, requisiti e vantaggi2019-10-07T14:34:13+02:00

La UNI EN ISO 45001

La ISO 45001 – Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro – Requisiti e guida per l’uso –  è entrata in vigore il 12 marzo 2018 ed è la prima ISO che affronta la tematica di tutela dei lavoratori negli ambienti di lavoro.

Fino a marzo 2018 l’unico sistema di gestione salute e sicurezza sul lavoro riconosciuto a livello internazionale è stato quello conforme al BS OHSAS 18001 :2007 ovvero uno standard britannico che, se anche nei macro contenuti è abbastanza vicino alla ISO 45001, da un punto di vista strutturale, invece, se ne discosta notevolmente.

La ISO 45001 : 2018 presenta, infatti, la medesima struttura degli altri standard di gestione ISO quali, la ISO 9001:2015 e la ISO 14001:2015, definita “High Level Standard” o “Struttura ad alto livello” e per questo motivo i tre sistemi di gestione sono facilmente sovrapponibili sia per terminologia che per punti norma.

Come per tutti i sistemi di gestione, l’applicazione della ISO 45001 :2018 non costituisce un obbligo di legge ma rappresenta una scelta volontaria di un’ organizzazione volta al continuo miglioramento delle condizioni di sicurezza e salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro;

d’altra parte, come meglio di seguito sarà illustrato,  un’azienda che lavora secondo le procedure, le istruzioni e la modulistica previste dal sistema stesso non potrà che trarne benefici sia a livello etico e morale sia a livello economico.

Un sistema di gestione ISO 45001 :2018, per poter funzionare apportando i giusti vantaggi, dovrà essere calato e personalizzato rispetto all’organizzazione stessa; quindi, nella fase di progettazione del sistema, si dovrà tenere conto di fattori quali ad esempio:

  • Attività svolta dall’azienda e principali processi aziendali
  • di sedi
  • Dimensioni aziendali
  • Eventuali ulteriori sistemi di gestione già applicati

iso 45001 guida

Quali sono le differenze tra OHSAS 18001 e ISO 45001?

La principale differenza tra la OHSAS 18001 e la recente ISO 45001 è che quest’ultima presenta una “Struttura ad alto livello” perfettamente sovrapponibile a quella della qualità ISO 9001:2015 e dell’ambiente ISO 14001:2015; le tra norme ISO sono organizzate secondo i seguenti punti norma:

  1. Scopo e campo di applicazione
  2. Riferimenti normativi
  3. Termini e definizioni
  4. Contesto dell’organizzazione
  5. Leadership e partecipazione dei lavoratori
  6. Pianificazione
  7. Supporto
  8. Attività operative
  9. Valutazione delle prestazioni
  10. Miglioramento

Nel caso in cui, quindi, le aziende siano certificate secondo diversi standard l’obiettivo è quello di creare un Sistema di Gestione Integrato in modo tale sia di snellire la documentazione interna che di limitare i costi.

Tra le principali novità:

  • Contesto aziendale: l’obbligo da parte dell’organizzazione di determinare tutti i fattori, interni ed esterni, rilevanti per l’individuazione ed il monitoraggio del contesto aziendale stesso;
  • Lavoratori e parti interessate: il punto norma 4.2 attribuisce maggiore enfasi alle esigenze e alle aspettative dei lavoratori e delle parti interessate che siano rilevanti per il sistema di gestione per la sicurezza e la salute;
  • Gestione dei rischi e delle opportunità: la ISO 45001 introduce l’obbligo di valutare i rischi ed eventuali opportunità che possano influenzare positivamente o negativamente l’organizzazione stessa rispetto al raggiungimento degli obiettivi aziendale ed al miglioramento continuo insito nello standard stesso;
  • Leadership: la norma ISO 45001 assegna un ruolo importante all’Alta Direzione nell’ambito del sistema di gestione con l’obbligo di impegnarsi attivamente relativamente al sistema di gestione;
  • Consultazione dei lavoratori: il punto 5.4. della norma enfatizza il concetto di consultazione e partecipazione dei lavoratori nei processi previsti dal sistema di gestione stesso; si va, quindi, oltre al concetto di consultazione dei lavoratori tramite RLS – Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza previsto dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i.;
  • Maggiore importanza e controllo dei processi dati in outsourcing.

A chi serve la ISO 45001? Quali aziende possono certificarsi?

La norma può essere applicata a qualsiasi organizzazione indipendentemente dalla tipologia di attività svolta e dalle dimensioni aziendali.

L’avvenuta certificazione dimostra, certamente, il pieno rispetto di un’azienda ai requisiti previsti dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i. e rappresenta una “coccarda” agli occhi di potenziali clienti e/o fornitori.

In particolare, la certificazione secondo lo standard ISO 45001 è prevista per:

  • Le aziende già dotate di un Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza sui Luoghi di Lavoro secondo lo standard OHSAS 18001:2007 le quali dovranno effettuare una migrazione allo standard ISO 45001 entro 3 anni dalla sua data di pubblicazione ovvero entro l’11 marzo 2021;
  • Tutte quelle organizzazioni che non adeguano il proprio sistema di gestione per la sicurezza ai requisiti previsti dal nuovo standard ISO 45001 entro i tempi fissati; in tal caso il certificato in essere sarà completamente annullato e l’iter volto all’ottenimento della certificazione ISO 45001:2018 dovrà essere percorso ex novo;
  • Le aziende che decidano di certificarsi per la prima volta secondo un sistema di gestione per la sicurezza e la salute sui luoghi di lavoro a partire dal 12 marzo 2021 ovvero superato il periodo di transizione tra la OHSAS e la ISO 45001 previsto da quest’ultima norma.

 Che vantaggi offre la ISO 45001 : 2018?

Sicuramente il principale vantaggio acquisito da un’azienda certificata UNI EN ISO 45001 è quello di poter dimostrare la corretta applicazione del D.Lgs 81/2008 e s.m.i., la cui inadempienza è punita con sanzioni a carattere penale.

La ISO 45001 offre, però, ulteriori vantaggi di cui alcuni a carattere organizzativo ed altri a carattere economico:

  1. Miglioramento della propria immagine agli occhi di fornitori, clienti, collaboratori, etc;
  2. Maggiore probabilità di accesso a gare di appalto e relativa aggiudicazione;
  3. Sensibilizzazione del personale alla cultura della sicurezza e salute dei luoghi di lavoro con un miglioramento del clima aziendale;
  4. Riduzione della probabilità di infortuni sul lavoro e/o near miss e di malattie professionali;
  5. Accesso al Bando INAIL OT 23 volto alla riduzione del premio annuale INAIL;
  6. Possibilità di accedere al Bando ISI INAIL per ottenere contributi a fondo perduto in caso di progettazione di un sistema sicurezza e salute sui luoghi di lavoro secondo la norma ISO 45001;
  7. Molto probabilmente la ISO 45001 sarà riconosciuta quale strumento esimente dalle gravose responsabilità previste dal D.Lgs 231/01 in capo alle organizzazioni come, anche ad oggi, è riconosciuta la BS OHSAS 18001 all’art. 30 del D.Lgs 81/2008 e s.m.i .

Siamo in attesa, infatti, di ulteriori indicazioni in merito da parte della Commissione consultiva permanente per la salute e sicurezza sul lavoro ma, considerando che l’INAIL ha incluso la certificazione ISO 45001 nel Bando OT23 per la riduzione del premio annuale, è ragionevole pensare che a breve seguiranno ulteriori chiarimenti.

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Ci sono obblighi in capo alle aziende per certificarsi ISO 45001 ?

Certamente sì, la progettazione di un sistema di gestione per la sicurezza prevede diverse fasi di lavoro, in particolare:

  • Analisi dei processi e verifica della conformità legislativa “Gap Analysis”;
  • Definizione del gruppo di lavoro;
  • Sviluppo della struttura documentale del sistema di gestione tenendo in considerazione le esigenze interne come eventuali prassi consolidate;
  • Produzione delle informazioni documentate previste dalla norma ISO 45001 e di eventuali altri documenti a supporto per soddisfare i requisiti della norma;
  • Audit interno ovvero quello strumento di controllo previsto dalla norma al fine di verificare la corretta applicazione del sistema e della sua efficacia;
  • Riesame della Direzione, documento in capo all’Alta Direzione in cui viene anche analizzato lo stato di raggiungimento degli obiettivi aziendali ed il programma di miglioramento previsto per l’anno successivo;
  • Audit di 3° parte da parte di Ente di Certificazione prescelto al fine di verificare il rispetto dei pre requisiti della norma ISO 45001:2018 e la sua efficace attuazione.

Come si fa ad implementarla?

Un’organizzazione che decide di certificarsi ISO 45001 : 2018 deve prevedere quanto segue:

  1. Definizione e contratto con Ente di Certificazione per lo svolgimento dell’Audit di 3° parte da parte di valutatore/i con che abbiano specifici requisiti in merito alla ISO 45001 e al settore di appartenenza dell’organizzazione stessa oggetto di verifica;
  2. Rispetto dei requisiti cogenti previsti dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i;
  3. Predisposizione delle informazioni documentate previste dalla norma per le quali l’azienda ha libertà di definire le modalità di gestione ottimali per la propria organizzazione.

Quanto tempo ci vuole ad ottenere la certificazione ISO 45001 : 2018?

I tempi necessari ad ottenere una certificazione ISO 45001:2018 sono strettamente collegati all’organizzazione stessa e alla tipologia di attività svolta.

In caso di migrazione da OHSAS 18001 alla ISO 45001 le tempistiche sono stabilite a livello internazionale nel documento IAF MD21, minimo 1 giorno in caso di migrazione durante una verifica di rinnovo o periodica.

In caso di azienda mai certificata chiaramente l’audit di 3° parte avrà durata maggiore da definire secondo settore di appartenenza dell’azienda.

In caso di azienda che già risponda pienamente a tutti gli obblighi previsti dal Testo Unico D.lgs 81/2008 i tempi di progettazione di un sistema di gestione per la sicurezza saranno piuttosto celeri in quanto si tratta di mettere a sistema, eventualmente con l’ausilio di specifico manuale, procedure, istruzioni operative quanto, di fatto, già attuato dall’azienda stessa.

I tempi potrebbero allungarsi in caso di azienda che abbia difficoltà a rispondere pienamente alla normativa vigente e soprattutto nelle corrette tempistiche.

Un’attenta gap analysis iniziale però, permetterà, ad un’organizzazione di comprendere pienamente, da subito, le tempistiche necessarie ed anche le risorse da dedicare.

Quali sono i costi che un’organizzazione deve affrontare per certificarsi ISO 45001 ?

I costi obbligatori sono quelli da prevedere per l’ Ente di Certificazione prescelto per l’Audit di 3° parte; esistono numerosi Enti di Certificazione autorizzati in tal senso per cui un’azienda avrà modo di poter procedere con diversi preventivi e valutare, quindi, anche l’aspetto economico nella scelta di questo fornitore.

I costi da affrontare relativamente all’Ente di Certificazione saranno differenziati a seconda che trattasi di una migrazione dalla OHSAS 18001 alla ISO 45001 effettuato in occasione di un audit di verifica o di rinnovo oppure se trattasi di audit di 3° parte eseguito ex novo per un’azienda mai certificata prima a livello di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro o, comunque, con certificato scaduto.

Il costo sarà variabile in funzione degli addetti presenti in azienda nonché delle sedi oggetto di certificazione e dei rischi che caratterizzano l’attività stessa.

Qualora l’organizzazione chieda supporto ad un’azienda di consulenza nella fase di progettazione del sistema di gestione per la sicurezza e salute, nel monitoraggio circa lo stato di raggiungimento degli obiettivi aziendali e/o nella corretta gestione di non conformità riscontrate sarà necessario considerare anche il relativo costo.

Per ulteriori approfondimenti sulla norma ISO 45001:2018 si rimanda al link di cui di seguito:

https://www.accredia.it/la-uni-iso-45001/

Come ti aiutiamo noi

Gruppo Maurizi si avvale di Specialist di settore con esperienza decennale nella consulenza sia in materia di Testo Unico D.Lgs 81/2008 e s.m.i. che in materia di progettazione di sistemi di gestione e nello specifico in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro.

I collaboratori del Gruppo Maurizi, a valle della Gap Analysis presso il cliente, sapranno affiancare l’organizzazione per individuare la migliore strategia volta alla progettazione di un sistema per la sicurezza e la salute sui luoghi di lavoro personalizzato sulla base delle esigenze aziendali ed al raggiungimento di obiettivi che siano significativi per l’organizzazione stessa.

Se sei un’azienda che ha la necessità di migrare dalla OHSAS 18001 alla ISO 45001 nel rispetto delle tempistiche date dalla norma stessa oppure che voglia intraprendere il percorso della ISO 45001 per la prima volta non esitare a contattarci, sapremo indicarti il percorso migliore da intraprendere ed essere per te un punto di riferimento.

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