Tutte le norme ISO ogni cinque anni vengono riviste al fine di verificare l’eventuale necessità di una revisione, e di mantenerle aggiornate e conformi alle richieste del mercato.
Nel 2011 il Comitato Tecnico ISO ha iniziato il processo di revisione dello standard ISO 14001 al fine di renderlo adeguato alle nuove tecnologie immesse nel mercato ed al business emergente; obiettivo non meno importante, rendere la nuova ISO sempre più compatibile e facilmente integrabile con gli altri standard (ISO 9001, OHSAS 18001 etc.).
La nuova norma, basata sulla HLS – “High Level Structure”, continua ad avere quale fine primario quello di garantire, per le organizzazione che decidono di adottare tale ISO, il rispetto delle prescrizioni normative in materia ambientale, l’aggiornamento continuo ed il miglioramento nel tempo degli standard aziendali.
Quali sono gli obiettivi della nuova ISO 14001:2015?
La revisione della ISO è stata effettuata con l’obiettivo di:
- coinvolgere direttamente il Top Management nella gestione del sistema e responsabilizzarlo e renderlo consapevole dell’efficacia dello stesso (Leadership).
- assegnare e ridistribuire diverse responsabilità in precedenza affidate al Rappresentate della Direzione a diverse figure aziendali, al fine di responsabilizzare tutte le funzioni coinvolte nella gestione dei processi impattanti sull’ambiente e renderle consapevoli del proprio ruolo.
- richiedere un nuovo approccio “risked based thinking” che prevede la valutazione e gestione dei rischi e richiede attività di pianificazione, attuazione delle misure pianificate e controllo continuo nel tempo delle prestazioni (Rischio e Opportunità).
- descrivere e analizzare il contesto dell’organizzazione, al fine di comprenderne le esigenze e le aspettative di tutte le parti interessate (Contesto).
Quali sono le novità della nuova ISO 14001:2015?
In funzione degli obiettivi sopra elencati, la nuova versione della ISO 14001 è caratterizzata dai seguenti elementi di cambiamento:
Leadership e Alta Direzione
La nuova ISO ha riconosciuto il ruolo trainante dell’Alta Direzione nell’organizzazione (nella versione inglese della ISO denominato Top Management) e conseguentemente nella gestione del sistema di gestione e degli adempimenti ad esso correlati.
Pertanto il nuovo standard afferma in maniera decisa il ruolo attivo del management.
La nuova ISO, evidenziando il ruolo chiave dell’Alta Direzione, le assegna specifiche responsabilità e compiti, richiede alla stessa di dimostrare il suo impegno attivo nel garantire l’effettiva ed efficace applicazione del sistema di gestione ambientale.
All’Alta Direzione viene, inoltre, richiesto di attivarsi in maniera preventiva nelle attività di protezione dell’ambiente, ossia nella prevenzione di impatti negativi e lesivi per l’ambiente (anche per quanto attiene le attività di mitigazione degli aspetti ambientali, protezione degli ecosistemi e delle biodiversità, etc.); l’utilizzo sostenibile delle risorse in suo possesso.
Sia ben inteso che l’Alta Direzione può avvalersi di tutte le risorse e competenze a suo servizio per la gestione e mantenimento del sistema di gestione ambientale, le si chiede solo una supervisione attiva sullo stesso attraverso le metodologie e strumenti che ritiene più opportuni.
Pianificazione e Gestione dei Rischi
Novità indiscussa della nuova ISO consiste nell’attività di pianificazione e valutazione dei rischi (risked based thinking) ed opportunità in relazione a tutti gli aspetti ambientali significativi, ai requisiti di legge applicabili ed anche ai fattori sia interni che esterni all’organizzazione stessa.
A seguito di tale attività di valutazione la ISO prevede la definizione di obiettivi ambientali dettagliati e ponderati in funzione dei rischi identificati.
Lo standard prevede la valutazione dei rischi effettuata in funzione di tre fonti quali le prescrizioni normative, gli aspetti ambientali ed il contesto dell’organizzazione. Quest’ultima risulta essere uno dei requisiti della norma oggetto di revisione.
Non va trascurato anche il concetto di opportunità: l’opportunità viene intesa con un’accezione positiva, ossia occasione derivante da un rischio che può consentire il miglioramento di diversi aspetti impattanti sull’ambiente.
Contesto dell’organizzazione
Il contesto dell’organizzazione è posto come requisito cardine, propedeutico per la definizione del campo di applicazione del sistema di gestione ambientale e per la pianificazione. Tale scelta è legata all’intento di sottolineare l’attenzione verso le parti interessate.
Questo requisito della norma intende chiarire che l’Organizzazione, prima di qualsiasi attività di prevenzione e tutela ambientale, deve essere a conoscenza del contesto in cui si trova e va ad operare.
Tale intento risultava espresso in maniera implicita nella vecchia norma nella valutazione degli aspetti ambientali e nell’attività generale di pianificazione, ed oggi viene dettagliato e chiarito.
Come già indicato nella valutazione dei rischi (risked based thinking), anche nella definizione del contesto l’organizzazione è tenuta a tenere in considerazione sia i fattori interni che esterni che possono impattare, in qualsiasi maniera, sul raggiungimento degli obiettivi ambientali prefissati.
Supporto
La nuova ISO 14001:2015 intende quale “Supporto” le risorse, le competenze e la consapevolezza delle stesse, la comunicazione e l’Informazione Documentata.
Una delle grandi novità della nuova ISO 14001:2015 è costituita proprio dall’Informazione Documentata.
Cerchiamo di spiegare cosa si intende: i termini “procedure” e “registrazioni” vengono sostituiti con Informazione Documentata ossia la documentazione può essere redatta, archiviata, conservata nella forma più congeniale all’organizzazione secondo le proprie esigenze previa registrazione delle stesse.
Va sottolineato che, con tale nuova definizione, non viene abolito l’obbligo da parte dell’organizzazione di mantenere attivo e documentato il sistema di gestione, né tantomeno di omettere le registrazioni. Le registrazioni delle attività previste dal sistema di gestione restano l’attributo più tutelante per l’organizzazione.
Si lascia, però, libera scelta all’organizzazione sulle modalità di registrazione.
Il sistema di gestione Ambientale così facendo risulta più snello ed efficace: meno documenti ma più tutela attraverso sistemi di registrazione più adeguati all’organizzazione.
Life Cycle Perspective
La nuova norma ha fatto suo l’approccio Life Cycle Perspective, il quale richiede particolare interesse alla tutela dell’ambiente in tutte le fasi del ciclo produttivo (progettazione, sviluppo, etc.).
L’approccio Life Cycle Perspective richiede di definire i requisiti ambientali necessari nei processi di approvvigionamento dei beni e servizi e nel monitoraggio e controlli dei processi in outsourcing.
La nuova ISO richiede di porre particolare attenzione anche verso l’esterno.
Pertanto, risulta necessario:
- monitorare e controllare i processi in outsourcing e le attività di procurement;
- considerare i requisiti ambientali di fine processo dei prodotti/servizi.
Fino a quando sarà valida la ISO 14001:2004?
Le regole per il passaggio alla nuova norma sono state definite attraverso i seguenti documenti ufficiali:
- Resolution 2014:11 del 17 Ottobre 2014 – documento dell’International Accreditation Forum (IAF);
- Circolare ACCREDIA n. 13/2015 – “Transizione alla norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 delle certificazioni emesse sotto accreditamento Accredia;
- comunicato congiunto IAF e ISO – “ISO Communiqué on the publication and transition of ISO 9001:2015” del 1° ottobre 2015.
Per tutti i 36 mesi successivi alla data di pubblicazione della norma (15 settembre 2015), sono valide sia le certificazioni ottenute conformemente alla ISO 14001:2004, sia le certificazioni conformi alla ISO 14001:2015.
Trascorsi i 36 mesi dalla pubblicazione della nuova ISO 14001:2015 (pertanto nel 2018), i certificati emessi secondo la ISO 14001:2004 non risulteranno più in corso di validità.
Le certificazioni ISO 14001:2004 emesse anche dopo il 15 settembre 2015, avranno scadenza il 14 settembre 2018.
Pertanto, tutte le aziende già in possesso di certificazione dovranno provvedere nell’anno 2018 (prima del 14 settembre 2018) a passare alla nuova ISO.
Gli audit di transizione potranno essere effettuati dagli organismi di certificazione in occasione di un audit di sorveglianza pianificato, o di un audit di rinnovo, o di un audit speciale.
Alle aziende che sono intenzionate ad implementare e certificare un Sistema di Gestione Ambientale, si consiglia di adottare la nuova ISO 14001:2015, dato l’avvicinarsi della data di scadenza del vecchio standard.
Come prepararsi al passaggio alla nuova ISO 14001:2015?
Il passaggio alla nuova ISO può essere anticipato attraverso una Gap Analysis (Pre-Audit di verifica della conformità) al fine di verificare l’attuale stato del sistema implementato e le eventuali integrazioni da porre in essere.
Per chi non sia certificato lo strumento di Gap Analysis (Pre-Audit di verifica della conformità) risulta comunque utile, al fine di verificare lo stato di conformità dell’organizzazione indagata alla normativa cogente ed ai requisiti della nuova norma ISO 14001:2015.
La figura del Rappresentante della Direzione è obbligatoria?
Va sottolineato in tale proposito che la nuova versione della ISO 14001 non parla più di un Rappresentante della Direzione; essa coinvolge direttamente l’Alta Direzione nella gestione e supervisione delle attività legate al Sistema di Gestione.
Tuttavia, la nuova ISO afferma “Persona o gruppo di persone che dirigono e controllano una organizzazione al più alto livello”: tale indicazione rimanda all’Alta Direzione o comunque al Management del quale la stessa può avvalersi conferendogli responsabilità e compiti precedentemente attribuite al Rappresentante delle Direzione.
Quindi, la nuova ISO richiede una supervisione attiva da parte dell’Alta Direzione ma consente comunque alla stessa di avvalersi del supporto di altre figure nella gestione delle attività legate al sistema di gestione, permettendo di abolire la figura obbligatoria del rappresentante della direzione.
I sistemi di gestione e le Soft Law…
Nel panorama giuridico nazionale sta prendendo sempre più piede la definizione di Soft Law, ossia una serie di fenomeni di regolamentazione connotati dalla produzione di norme prive di efficacia vincolante diretta ma correlate a normative cogenti.
I Sistemi di Gestione come quello Ambientale strettamente collegati a prescrizioni normative, quindi al concetto di cogenza, possono essere assimilati a Soft Law?
Vi lasciamo con questo piccolo quesito… alla prossima!
